La gestion de la paie constitue une tâche administrative chronophage. Idéalement, elle doit être confiée à des professionnels qualifiés (des experts-comptables notamment). Lorsque les responsables s’absentent pendant une certaine période, les dirigeants de l’entreprise sont obligés de trouver des solutions de substitutions adaptées. Justement, voici les meilleurs conseils pour gérer la paie des salariés.
Bien remplir les bulletins de paie
Toutes les informations relatives à l’employeur, au salarié, à la convention collective applicable et à la rémunération doivent obligatoirement figurer sur chaque fiche de paie. Il y aura donc une section dédiée au code APE, numéro SIRET, code NAF et autres coordonnées de l’entreprise.
Parmi les informations affichées dans le bulletin de paie, il y a notamment le numéro de sécurité sociale et le matricule du salarié, le poste occupé, la date d’entrée et le type de contrat signé. En ce qui concerne le paiement du salaire, la date de versement ainsi que la période d’emploi doivent être bien visibles dans la fiche de paie.
Régler le paiement des salaires en se conformant aux lois en vigueur
Le versement des cotisations (salariales ou patronales) et des contributions sociales est obligatoire pour les chefs d’entreprise. Elles sont généralement prélevées avant le paiement du salaire. Il faut distinguer le salaire brut du salaire net, bien entendu. Le premier est toujours indiqué dans le contrat de travail, tandis que le second correspond à la somme versée réellement à l’employé.
Le salaire brut et le net à payer doivent figurer dans chaque bulletin de paie. Il en va de même pour les cotisations sociales prélevées (exprimées en pourcentage). Trois modes de paiement de salaire existent : par espèce, par virement et par chèque. L’employé est libre de choisir pendant l’entretien d’embauche.
La déclaration des cotisations sociales incombe à l’employeur. Il devra pour cela saisir certaines informations sur un bordereau prévu à cet effet. Il faudra ensuite le transmettre à l’organisme compétent. Idem pour le tableau récapitulatif annuel reprenant les salaires déclarés sur la DADS multipliés par les taux de cotisations.
Il est possible de simplifier les choses effectuant la Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales (DUCS). Cela peut se faire sur papier, à l’aide d’échange de données informatisées ou sur internet (format EFI).
Gérer la paie des salariés efficacement à l’aide de logiciels prévus à cet effet
Indiscutablement, l’établissement des fiches de paie, la déclaration des cotisations sociales et le paiement des salaires relèvent du parcours du combattant. Les dirigeants ne disposant pas de compétences en comptabilité auront beaucoup du mal à entreprendre cette tâche chaque fin du mois.
Afin de rendre les choses plus simples, l’utilisation de logiciels dédiés à la gestion de la paie des salariés constitue une solution envisageable. La plupart sont payants, et offrent des fonctionnalités plus poussées. Ils sont gratuitement téléchargeables sur Internet.
Les logiciels de gestion de paie proposés sur le Web sont simples d’utilisation. Il est vivement conseillé de consulter un comparatif des meilleurs logiciels de paie du moment. Il s’agit d’outils numériques très utilisés par les TEP et les PME. Les versions gratuites sont à éviter, car leurs fonctionnalités sont très limitées.
